Développement d'un outil d'adhésion en ligne

Numérisation du processus d’adhésion

Depuis de nombreuses décennies, la Mutuelle Épargne Retraite offre des contrats de prévoyance, de retraite et d’épargne à ses adhérents. Forte de son expertise auprès des militaires et anciens combattants, elle compte désormais environ 40 000 membres.

L’année 2020 a bouleversé les entreprises encore réticentes à la transformation digitale. Face à cette situation, notre agence digitale a été très sollicitée durant le confinement pour aider les entreprises à adopter des solutions numériques et assurer la continuité de leurs activités. Le déplacement limité des commerciaux et prospects a accentué l’urgence de la numérisation. Notamment, la Mutuelle Épargne Retraite ne disposait pas d’un système numérique pour l’adhésion de nouveaux membres.

Il était impératif d’apporter une solution tout en gérant les complexités associées au passage d’un processus papier à un processus digital. Notre agence a été choisie par la Mutuelle Épargne Retraite pour ce projet majeur, grâce à notre compétence en stratégie digitale.

Le défi était immense : concevoir et déployer la solution en seulement 3 mois pour anticiper un éventuel nouveau confinement.

Mise en place d’un parcours utilisateur fluide

L’ambition était de créer une plateforme accessible et facile à utiliser pour tous. Le passage du papier au digital impactait non seulement les clients mais aussi les commerciaux. Il fallait repenser l’adhésion en ligne, intégrant une plateforme de gestion, un système pour remplir des formulaires, télécharger des documents, effectuer des paiements et signer électroniquement.

Il a été essentiel d’établir un parcours utilisateur sans failles pour éviter toute confusion. Cette démarche a nécessité une analyse complète des étapes d’adhésion existantes, déterminant les tâches à automatiser et identifiant les difficultés actuelles pour les commerciaux. Par exemple, la signature électronique ne pouvait être complétée sans avoir fourni tous les documents requis.

Simplifier cette étape a permis d’éviter des erreurs courantes et d’accélérer le processus, ce qui était crucial pour l’efficacité globale. Définir clairement ce parcours utilisateur permettait d’assurer que la solution répondrait aux besoins de tous les utilisateurs.

Un défi technique

Ce projet a présenté de réels challenges techniques, notamment en ce qui concerne la signature électronique. Nous avons intégré YouSign, une API française, pour authentifier les signatures. Lors de la souscription à un contrat de mutuelle, une simple signature scannée ne suffit pas ; un certificat de preuve est nécessaire.

Avec cette API, les souscripteurs remplissent un formulaire qui est ensuite transformé en PDF. Les zones de signature sont automatiquement ajoutées, et YouSign gère l’authentification via SMS.

Concernant le dépôt de documents, en fonction des informations fournies par le souscripteur, différents documents sont demandés. Ces fichiers sont ensuite renommés selon une nomenclature spécifique et partagés avec le gestionnaire, le commercial et le souscripteur.

Ce projet a nécessité de nombreuses automatisations, notamment la vérification des paiements effectués via le Crédit Mutuel. Malgré les challenges, nous avons mené à bien ce projet d’envergure.